Seu fluxo de notas fiscais, resolvido por IA.
Notas fiscais lidas por inteligência artificial, validadas em camadas e lançadas no Soul MV. A equipe decide as exceções; o sistema faz o resto.
Feito para hospitais que usam Soul MV.
Uma solução da Qognix
- EntradaE-mail, portal, XML, PDF ou foto
- LeituraDois modelos de IA leem a nota
- ValidaçãoCamadas de conferência automática
- DecisãoPessoa autorizada resolve exceções
- LançamentoRegistro no Soul MV
O problema
Milhares de notas por mês, uma a uma, no teclado.
Entrada dispersa. Notas chegam por e-mail, portal, XML, PDF e foto de celular, sem padrão.
Digitação no ERP. Cada nota é redigitada no MV: fornecedor, itens, impostos, vencimentos, rateio.
Conferência manual. Cruzar com a ordem de compra e o recebimento é trabalho de leitura e memória.
Erros caros. Duplicidade, valor errado, nota lançada tarde, multa por atraso, desconto perdido.
Equipe presa na operação. Quem deveria analisar passa o dia digitando.
O que o financeiro sente
- Fechamento depende de horas extras
- Ninguém sabe quantas notas estão paradas
- Cada pessoa nova leva meses para aprender o MV
- Auditoria pede rastro e o rastro é o e-mail
Como funciona
Da caixa de entrada ao MV, sem passar pelo teclado.
- 01
Entrada.
E-mail, upload, XML da NF-e, NFS-e, PDF ou foto.
- 02
Leitura por IA.
Dois modelos independentes leem a nota; consulta à SEFAZ pela chave.
- 03
Validação.
CNPJ, chave, somas, impostos, datas, ordem de compra, recebimento.
- 04
Decisão.
Auto-aprovação quando tudo confere; senão, fila humana com o motivo.
- 05
Lançamento.
Inserção no Soul MV e painel de acompanhamento.
Por que dois modelos e não um
Modelos de famílias diferentes leem a mesma nota. Só quando concordam em todos os campos críticos (CNPJ, número, valor total, datas, valor de cada item) e a validação determinística passa, a nota segue sozinha. Qualquer divergência vai para uma pessoa. Nota em XML não precisa de IA: é lida de forma exata.
Revisão humana
A equipe deixa de digitar e passa a decidir.
Fila de exceções com o motivo. Divergência entre modelos, item sem ordem de compra, valor acima do teto, PDF ilegível.
Tela de conferência lado a lado. A imagem da nota e os campos lidos, com o que precisa de atenção destacado.
Aprovação com PIN. Cada decisão é assinada por quem decidiu, com a versão dos dados naquele momento.
Decisão pelo Telegram. Aprovar, corrigir ou rejeitar direto no celular, com os mesmos controles.
Alçadas e ordenador de despesa. Quem aprova o quê, por valor e por fornecedor, configurado pelo hospital.
Regra do sistema
Nenhuma nota é lançada no MV sem que uma das duas coisas tenha acontecido:
- 1.Passou em todas as validações e os modelos concordaram em 100% dos campos críticos, abaixo do teto de auto-aprovação.
- 2.Uma pessoa autorizada aprovou, com PIN, e isso ficou registrado.
Segurança e conformidade
Controle antes de velocidade.
Acurácia com auditoria.
Compromisso acima de 99,9% nas notas auto-aprovadas, com amostragem mensal de auditoria. Não prometemos zero erro; prometemos medir e mostrar.
Trilha completa.
Toda ação registra quem, quando, o quê e a versão dos dados: leitura, correção, aprovação, rejeição, lançamento.
Dados fiscais, não clínicos.
O sistema trata notas de fornecedores. Nenhum dado de paciente entra no fluxo.
IA sem treinamento com seus dados.
Os provedores de IA operam sob termos comerciais que proíbem uso dos dados para treinar modelos, com retenção limitada e contratual.
Acesso por perfil.
Administrador, operador e gestor. Cada tela e cada ação exigem permissão explícita.
Teto configurável.
Auto-aprovação só abaixo do valor que o hospital definir. Acima, sempre passa por pessoa.
Integração
Plugamos no Soul MV sem mexer no Soul MV.
Usuário de banco próprio. Criado pelo DBA do hospital, só com leitura nas tabelas necessárias e inserção em contas a pagar. Sem alteração, sem exclusão, sem mudança de estrutura.
Nada muda no ERP. Nenhuma tela, procedure ou parametrização do MV é alterada. O lançamento aparece no MV como qualquer outro.
Conector de saída. Um componente pequeno na rede do hospital abre a conexão para fora. Nenhuma porta é aberta para dentro e o banco nunca fica exposto à internet.
Funciona onde o MV estiver. Servidor no hospital, nuvem contratada pelo hospital ou nuvem da própria MV.
Auditável pelo TI. O conector só executa um catálogo fechado de consultas e inserções, versionado e visível. O DBA pode ligar a auditoria do Oracle nesse usuário.
Resultado
O que muda no dia seguinte à implantação.
Antes
- Nota chega e espera alguém digitar
- Conferência com a OC de memória
- Fila invisível, fechamento no aperto
- Erro descoberto pelo fornecedor ou pela auditoria
- Conhecimento do MV na cabeça de uma pessoa
Depois
- Nota lida e validada assim que chega
- Cruzamento com OC e recebimento automático
- Painel mostra o que está parado e por quê
- Exceção sinalizada antes do lançamento, com rastro
- Regras do hospital configuradas no sistema, não na memória
Próximos passos
Um piloto com as suas notas, no seu MV.
- 01
Conversa técnica.
Uma reunião com o TI: onde está o MV, quem cria o usuário de banco, por onde chegam as notas.
- 02
Amostra real.
O hospital envia um lote de notas já lançadas. Mostramos a leitura e a validação lado a lado com o que foi digitado.
- 03
Piloto assistido.
Semanas iniciais com toda nota passando pela fila humana. A equipe valida, o sistema aprende as regras do hospital.
- 04
Automação gradual.
Auto-aprovação ligada por faixa de valor e tipo de nota, com auditoria mensal desde o primeiro dia.
Falar com a gente
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(11) 93401-4810
Perguntas frequentes